Por Gonzalo Parejo* – Gestão de despesas é um termo bastante abrangente usado para descrever os processos de solicitação e aprovação de compras, realização de pagamentos e outros processos. Atualmente, entretanto, os negócios estão se tornando cada vez mais orientados por dados na hora desse processo, ganhando agilidade e transparência. Nesse sentido, já não é mais viável a gestão das despesas com base em achismos. Com isso em mente, surge uma pergunta: qual é a importância da cultura data-driven, ou seja, uma administração orientada na interpretação de dados?
A gestão de despesas traz mais visibilidade e transparência para as finanças, permitindo o monitoramento e o melhoramento do fluxo de caixa. No entanto, é possível aprimorar ainda mais os insights por meio de dados, o que permite uma melhor compreensão de para onde o dinheiro está indo, quem está fazendo as compras, que tipo de compras estão sendo feitas e se as compras estão dentro do orçamento. Isso porque os dados permitem informações mais consistentes. Nisso podemos incluir padrões de gastos, variações e riscos. Além disso, também podem fornecer informações relevantes relacionadas às suas relações com fornecedores.
Quando se trata de números, as coisas podem facilmente sair do controle se não houver o esforço para manter a organização. Portanto, um dos principais benefícios da compreensão de gastos é ter dados financeiros precisos, o que mostra para onde está indo o dinheiro. Ao ter esse conhecimento, há maior controle. A gestão facilita a identificação de quaisquer problemas que possam surgir durante as aquisições e compras. Além disso, há a possibilidade de resolvê-los rapidamente, antes que se tornem mais sérios. Isso também pode ajudar o negócio a se manter em conformidade com relação a impostos, auditoria e gerenciamento de contratos com fornecedores.
Outro ponto está nos processos de aprovação de compras que podem ser muito lentos e demorados. Afinal, há vários fatores que as equipes de finanças precisam considerar antes de liberar os valores necessários para essas operações. O problema é que isso pode criar mais gargalos em fluxos de trabalho, indo na contramão da agilidade – que é fundamental nos tempos de hoje. Nesse sentido, aproveitar os dados no gerenciamento de gastos pode aumentar a visibilidade e a transparência. Isso, por sua vez, pode simplificar os processos de aprovação dentro da empresa.
Ser orientado pela tecnologia também colabora para decisões mais inteligentes, pois as escolhas são feitas com base em números, não em suposições. Nesse sentido, é possível ver claramente a causa e os efeitos de todas as ações anteriores. Com isso, há uma melhor compreensão do que causa os gargalos em fluxos de trabalho e de resolução desses problemas.
O ponto principal é que, sem dados, uma empresa está mais exposta a falhas – o que pode resultar em pagamentos perdidos ou prejudicar relacionamentos importantes. Nos dias de hoje, o mínimo que um gestor precisa para uma boa gestão de despesas é uma ferramenta que permita a gestão integrada de processos, com uma boa conta bancária que funcione e dê sossego, não dor de cabeça – e soluções de mercado, já existem para suprir essa demanda.
*Gonzalo Parejo é CEO e cofundador da Kamino. Formado em Direito e Administração de Empresas pela UC3M em Madri, Espanha e E-MBA pelo IESE.
